Datenschutzrichtlinie

(Updated August 2023)

 

Allgemeine Informationen

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Art. 13 DSGVO) sind wir verpflichtet, Sie darüber zu informieren, zu welchem Zweck wir Daten erheben, speichern oder weiterleiten, und darüber, welche Rechte Sie beim Datenschutz haben. Inhalt und Umfang der Datenverarbeitung richten sich im Wesentlichen nach den jeweils von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten bzw. den für die Geschäftsbeziehung oder Kommunikation erforderlichen Daten.

Die Verantwortlichen, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und die Anschrift der Aufsichtsbehörde finden Sie im Impressum dieser Website.

 

Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von Ihnen, von einem von Ihnen beauftragten Partner oder von einem unserer Geschäftspartner erhalten. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Adressverzeichnis, Medien, Messeteilnehmer, Webinare) rechtmäßig erhalten haben. Zu den personenbezogenen Daten gehören Ihre persönlichen Angaben (z. B. Anrede, Name, Land, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Lieferadressen, Auftrags- und Rechnungsdaten, Bonitätsauskünfte, Dokumentationsdaten, Protokollierung von Messegesprächen usw.).

Personenbezogene Daten werden insbesondere bei folgenden Geschäftsprozessen verarbeitet:

Besuch der Website, des Online-Shops
Kontaktaufnahme
Besucherregistrierung, WLAN-Gastzugänge
Bewerbungen und Ausbildungen
Messen, Events und Produktschulungen
Kunden-Hotline
Beratung durch unsere Mitarbeiter oder durch Handelspartner
Auftragsverarbeitung, Lieferung, Rechnungsstellung
Marketing-Aktivitäten
Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (Zoll- und Compliance-Screening, Unfallmeldungen)
Leiharbeit, Ausbildung, Urlaubsvertretungsprogramme
Qualitätsprüfungen und Qualitätsnachweise, Reklamationen
Leistungsabrechnung von Subunternehmern
Kommunikation und Videokonferenzen (insbesondere über Microsoft Teams)

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung beruht auf einem Vertragsverhältnis oder einem vorvertraglichen Vertrauensverhältnis, auf gesetzlichen Vorschriften, einem berechtigten Interesse unseres Unternehmens, auf Ihrer Einwilligung oder wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z. B. auf Messen, per E-Mail, per Post, per Telefon oder über diese Website).

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen Sie jene personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir in der Regel Ihre Anfragen bzw. Ihre Kontaktanfrage, den Vertragsabschluss oder die Ausführung des Auftrags ablehnen müssen oder ein bestehendes Vertragsverhältnis beenden müssen.

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und in dem dort vereinbarten Umfang. Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Beachten Sie bitte, dass der Gesetzgeber Bewerbungen als vorvertragliche Geschäftsbeziehung einstuft und Bewerbungsunterlagen für 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden.

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Postanschrift und – sofern wir diese zusätzlichen Angaben im Rahmen eines Vertragsverhältnisses von Ihnen erhalten haben – Ihren Titel, akademischen Grad und Ihre Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung in zusammengestellten Listen zu speichern und für eigene Werbezwecke zu nutzen, z. B. zur Zusendung interessanter Angebote und Informationen zu unseren Produkten per Post. Der Speicherung und Nutzung Ihrer Daten für diese Zwecke können Sie jederzeit durch Mitteilung an die im Mailing genannte Adresse widersprechen.

Sofern wir in Vorleistung treten, z. B. bei einem Kauf auf Rechnung, behalten wir uns vor, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen eine Identitäts- und Bonitätsauskunft von hierauf spezialisierten Dienstleistungsunternehmen (Wirtschafsauskunfteien) einzuholen.

 

Empfänger und Datenübertragungen

Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn die Weitergabe zur Erfüllung unserer Geschäftszwecke erforderlich ist.

Wenn möglich, werden die Daten zu diesem Zweck anonymisiert oder pseudonymisiert.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten nur diejenigen Stellen oder Mitarbeiter/Innen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an von uns beauftragte Auftragsverarbeiter:

IT- und Hosting-Dienstleister (intern innerhalb der Freudenberg-Gruppe und extern wie Microsoft 365, SAP, Newsletter-Systeme und Hosting-Services)
Security-Dienstleister, Besucheranmeldung und -registrierung
Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs bei Bestellungen
Backoffice-Dienstleister für die Abwicklung von Werbeaussendungen
Lieferanten zur Abwicklung von Produkt- und Musterbestellungen
Labore und Institute für die Prüfung von Produkten
Transport- und Logistikunternehmen
Marketing-Partner
Agenturen für Umfragen, Marketingmaßnahmen und zur Organisation von Events.
Darüber hinaus werden Daten an öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzämter, andere Behörden, Zollämter) übermittelt, sofern eine gesetzliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung dazu vorliegt.

Sämtliche Auftragsverarbeiter und Marketing- oder Handelspartner sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten nur im Rahmen der Leistungserbringung und gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verarbeiten.

 

Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls oder zur Erfüllung von Dokumentationspflichten erforderlich ist. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen von mindestens 6 Jahren, bei steuerlich relevanten Inhalten von mindestens 10 Jahren. Unsere IT-Systeme sind darüber hinaus mit umfassenden Datensicherungskonzepten ausgestattet, die ein vorzeitiges Löschen nicht zulassen. In diesem Falle wird der Zugriff auf die Daten nach Ablauf der zulässigen Aufbewahrungsfrist eingeschränkt. Bewerbungsunterlagen werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert bzw. aufbewahrt. Erfolgt die Bewerbung über eine Personalvermittlung, müssen Stammdaten länger aufbewahrt werden.

 

Datenschutzrechte des Einzelnen

Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Wenn Sie Ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie dies für die zukünftige Verarbeitung widerrufen.

Wenden Sie sich hierzu bitte zunächst an den Ansprechpartner, mit dem Sie zuletzt Kontakt hatten. Darüber hinaus können Sie sich mit unserem Datenschutzbeauftragten in Verbindung setzen.

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, damit wir Ihr Anliegen klären können. Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für  Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt ist.

 

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen modernste Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten angemessen zu schützen. Wir haben ein Informationssicherheitssystem nach ISO 27001 implementiert. Unsere Mitarbeiter/Innen, Subunternehmer und Handelspartner sind verpflichtet, unsere Richtlinien zur Informationssicherheit zu beachten.

 

Zusätzliche Informationen über diese Website, über Online-Dienste und das Marketing

Sie können unsere Webseiten besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Wir speichern lediglich Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles wie z. B. den Namen der angeforderten Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge und den anfragenden Provider. Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des störungsfreien Betriebs der Webseite und zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet und erlauben keinen Rückschluss auf Ihre Identität.

Daten im Newsletter

Freudenberg Performance Materials verwendet Evalanche für den Versand von Newslettern. Anbieter ist Evalanche (SC-Networks GmbH), Würmstraße 4, 82319 Starnberg, DEUTSCHLAND. Evalanche ist ein Dienst, der die Organisation und Analyse des Newsletter-Versands ermöglicht. Die Daten, die Sie bei der Anmeldung zum Newsletter eingeben (z. B. E-Mail-Adresse), werden auf den Servern von Evalanche in Deutschland gespeichert. Als Anbieter mit Sitz in Deutschland befolgt Evalanche die europäischen Datenschutzverpflichtungen nach der EU-DSGVO.

Unsere mit Evalanche versandten Newsletter ermöglichen es uns, das Verhalten der Newsletter-Empfänger zu analysieren. Dies dient unter anderem dazu, zu analysieren, wie viele Empfänger den Newsletter geöffnet haben und wie oft die Empfänger auf die einzelnen Links im Newsletter geklickt haben. Mit dem so sogenannten Conversion-Tracking können wir zudem analysieren, ob nach dem Klick auf den Link im Newsletter eine vordefinierte Aktion erfolgt. Weitere Informationen zur Datenanalyse mit Evalanche finden Sie unter: www.sc-networks.de/datenschutz/

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6, Abs. 1, lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Newsletter abbestellen oder die Einwilligung zum personalisierten Tracking widerrufen. Die Rechtmäßigkeit bereits durchgeführter Datenverarbeitungsvorgänge wird durch den Widerruf nicht berührt.

Wenn Sie keine Analyse durch Evalanche wünschen, ist es erforderlich, dass Sie den Newsletter abbestellen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen in jedem Newsletter einen entsprechenden Link zur Verfügung.

 

Personalisierte Marketing-Informationen

Newsletter-Abonnenten können zustimmen, dass Sie personenbezogene E-Mails erhalten, die auf Ihren Interessen und Interaktionen mit jeder E-Mail basieren. Die Erhebung und Auswertung personenbezogener Daten sowie die Nutzung verschiedener Systemfunktionalitäten ist nur dann erlaubt, wenn der Abonnent die Zustimmung erteilt hat.

Sie können Ihr Einverständnis zum personalisierten Tracking jederzeit über den Link in der Fußzeile jeder E-Mail oder durch direkte Kontaktaufnahme mit uns, unter newsletters@freudenberg-pm.com, widerrufen.

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Erwerb von Waren oder Dienstleistungen erhalten haben und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen regelmäßig Angebote zu unseren Produkten zuzusenden, die den bereits erworbenen ähnlich sind. Sie können dieser Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit über einen in der E-Mail bereitgestellten Link widersprechen.

 

Verwendung von Cookies

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir auf verschiedenen Seiten sogenannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung, also mit dem Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen es uns, Ihren Browser bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen (sog. dauerhafte Cookies). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Speichern von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Wenn Sie keine Cookies akzeptieren, kann dies zu Funktionseinschränkungen unserer Website führen.

Google Analytics 4

Diese Website benutzt Google Analytics 4 („GA4“), einen Webanalysedienst der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland ("Google"), der eine Analyse unserer Website ermöglicht.

Die Informationen werden an Server von Google übertragen und dort weiterverarbeitet. Dabei sind auch Übermittlungen an Google LLC mit Sitz in den USA möglich. Für Datenübermittlungen in die USA hat sich Google dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen, das auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherstellt. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher vertraglich sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

Google nutzt die erhobenen Informationen in unserem Auftrag, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, Reports über die Webaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte und um die letzten Ziffern gekürzte IP-Adresse (damit kein Personenbezug hergestellt werden kann) wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die im Rahmen der Nutzung von Google Analytics 4 erhobenen Daten werden für die Dauer von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Das Setzen von Cookies auf dem von Ihnen verwendeten Endgerät, erfolgt nur, wenn Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben.
Sie können Ihre erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, deaktivieren Sie bitte diesen Dienst über das auf der Website bereitgestellte „Cookie-Bot-Tool“.

Weitere rechtliche Hinweise zu Google Analytics 4 finden Sie unter https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de und unter https://policies.google.com/technologies/partner-sites

YouTube

Einige der Webseiten verwenden Video-Plugins der Video-Sharing-Website YouTube. YouTube gehört zur Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google"). Wir betten Videos unseres offiziellen YouTube-Kanals ein und verwenden dabei den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube. Dieser Modus kann Cookies auf Ihrem Computer setzen, sobald Sie auf den YouTube-Videoplayer klicken. Doch YouTube speichert keine personenbezogenen Cookie-Informationen zur Wiedergabe von eingebetteten Videos, die den erweiterten Datenschutzmodus verwenden.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von YouTube unter: policies.google.com/privacy?hl=de.

 

Verwendung von Cookiebot

Diese Website nutzt den Cookiebot-Service, der von Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark, bereitgestellt wird. Informationen zur Datenverarbeitung durch Cybot und die entsprechenden Datenschutzbestimmungen finden Sie unter: www.cookiebot.com/de/privacy-policy/.

Wenn ein/e Endnutzer/In seine/ihre Zustimmung auf unseren Webseiten erteilt, werden die folgenden Daten automatisch von Cybot erfasst: anonymisierte IP-Nummer des Endnutzers (die letzten drei Ziffern werden auf „0" gesetzt), Datum und Uhrzeit der Zustimmung, der User-Agent des Browsers des Endnutzers, die URL, von der aus die Zustimmung gesendet wurde, ein anonymer, zufälliger und verschlüsselter Schlüssel sowie der Einwilligungsstatus des Endnutzers, der als Nachweis der Zustimmung dient.

Im Browser des Endnutzers werden der Schlüssel und der Zustimmungsstatus auch im „CookieConsent"-Cookie gespeichert, sodass die Website die Zustimmung des Endnutzers und alle nachfolgenden Website-Anfragen und zukünftigen Endnutzer-Sitzungen bis zu 12 Monate lang automatisch lesen und befolgen kann. Der Schlüssel wird für den Nachweis der Zustimmung verwendet, sowie für eine Option, die prüft, ob der im Browser des Endnutzers gespeicherte Zustimmungsstatus mit der ursprünglichen Zustimmung, die an Cybot übermittelt wurde, übereinstimmt.

 

Zusätzliche Informationen für Social-Media-Aktivitäten

Wir haben eigene Präsenzen auf verschiedenen sozialen Medien, um uns zu präsentieren, Informationen bereitzustellen, mit den jeweiligen Nutzern in Kontakt zu treten und mit ihnen zu kommunizieren. Soziale Netzwerke wie LinkedIn, Twitter, Xing, Facebook, Instagram etc. können in der Regel das Nutzerverhalten umfassend analysieren.

Auch wenn Sie nicht mit Ihrem Social-Media-Konto angemeldet sind, können diese Netzwerke Sie über „Cookies" als nicht angemeldeten/nicht registrierten Nutzer erkennen und statistische Daten verwenden, die bei Ihrer nächsten Anmeldung erhoben werden.

Obwohl einige der sozialen Netzwerke den Inhabern von Geschäftskonten oder Fanpages Benutzerinformationen zur Verfügung stellen, verwenden wir diese Informationen nicht.

 

Zusätzliche Informationen für Videokonferenzen und Microsoft 365

Microsoft Teams ist Teil von M365, das wir als Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke innerhalb unserer Unternehmensgruppe Freudenberg nutzen. Im Rahmen unserer Online-Meetings mit Microsoft Teams verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Adresse),
Logfiles,
Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme),
Profile (z. B. Nutzername).
Über die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams ermöglichen wir die Durchführung von Meetings und Online-Veranstaltungen. Es erfolgt keine Aufzeichnung der Videokonferenz, es sei denn, dies wird ausdrücklich vereinbart. Wir führen die Datenverarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses durch.

Wir verwenden Microsoft als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 28 GDPR.

M365 ist eine Software der Firma Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung M365. Für die Nutzung wird automatisch ein Benutzerkonto erstellt. Die Datenverarbeitung mit M365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Zu diesem Zweck hat Freudenberg einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft abgeschlossen.

Für die Fernwartung kann Microsoft einen Zugang beantragen. Dieser Zugriff wird dann von uns von Fall zu Fall geprüft und bei Genehmigung gewährt. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch durch mit Microsoft verbundene Unternehmen von außerhalb der Europäischen Union erfolgen. Nur für diesen von uns im Einzelfall genehmigten Zugriff von außerhalb der Europäischen Union haben wir EU-Standardverträge mit Microsoft abgeschlossen. Um ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland zu gewährleisten, verfügen wir, wie oben beschrieben, über zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen, die auf dem aktuellen Stand der Technik sind, wie Zugangs- und Verschlüsselungskonzepte für Netzwerke, Datenbanken und Server.

Microsoft behält sich das Recht vor, Kundendaten für eigene legitime Geschäftszwecke zu verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf diese Datenverarbeitungsvorgänge von Microsoft. Soweit Microsoft Teams personenbezogene Daten im Zusammenhang mit legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft ein unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungsvorgänge und als solcher für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzrichtlinien verantwortlich.

Anmeldedaten und IP-Adressen werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht.

Mit Microsoft sind umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart worden, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

 

Anpassung des Datenschutzhinweises

Bitte beachten Sie, dass wir jederzeit Anpassungen dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen können.